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Título del trabajo
ASISTENTE ADMINISTRATIVO (A) – CAROLINA
Compañía
Compañía: Caribbean University
Descripción de funciones
Descripción de funciones: Company DescriptionCaribbean University is a non-profit higher education institution with locations in Bayamón, Carolina, Ponce and Vega Baja. It has a holistic and comprehensive, open-door policy towards higher education.Job DescriptionPropósito principal del puesto:Trabajo administrativo de carácter normal que consiste en articular y apoyar las operaciones administrativas de la Oficina del Director(a) de Recinto. Típicamente, conlleva administrar las labores de la Oficina así como coordinar, controlar, registrar, referir y procesar transacciones y documentos que se reciben o se generan inherentes a la operación, según las instrucciones generales, el plan de trabajo, las metas y los objetivos trazados.Tareas y responsabilidades * Recibir al público y canalizar o referir a cada área.
- Encargada del manejo general de documentos:
- Recibir correspondencia y distribuirla a cada una de las áreas.
- Fechar la correspondencia recibida.
- Enviar la correspondencia a las diferentes áreas de la Universidad.
- Fotocopiar cada documento antes de salir de la Oficina
- Archivar diariamente toda documentación en las carpetas provistas para cada asunto. Mantener los archivos en estricto orden y sin duplicados.
- Contestar el teléfono, enviar emails y faxes.
- Anotar mensajes recibidos y dar seguimiento
- Preparar tablas, cartas, memorandos, informes, o cualquier documento necesario.
- Preparar requisiciones de compra y darles seguimiento.
- Dar seguimiento a asuntos en trámite.
- Coordinar y mantener itinerario/agenda de actividades y los componentes del equipo de trabajo.
- Administrar y coordinar las labores de la Oficina.
- Atender personalmente o por vía telefónica diversos asuntos.
- Dar apoyo a las demás áreas de la oficina.
- Asistir al Director(a) de Recinto en reuniones, tomar y transcribir minutas.
- Manejo de asuntos y documentos de alta confidencialidad.
- Cualquier otra tarea relacionada que le sea solicitada.
Qualifications· Bachillerato en Sistemas de Oficina de una institución acreditada· Dos años o más de experiencia en funciones relacionadas· Conocimiento en Office 365 (Outlook, Word, Power Point, Excel, Teams & Forms). Servicio al estudiante· Bilingüe (Español e Inglés)· Buenas destrezas de comunicación oral y relaciones interpersonales. Disponibilidad para trabajar horas extras y sabadosAdditional InformationFavor de enviar resumé con evidencia académica.Patrono con Igualdad de Oportunidades de Empleo (M/F/H/V)
Ubicación
Ubicación: Vega Baja, PR
