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Título del trabajo

Especialista de Adquisiciones

Compañía

Compañía: Catholic Relief Services

Descripción de funciones

Descripción de funciones: Job Description:Nombre del puesto CRS: Oficial de AdquisicionesNombre del puesto interno: Especialista de AdquisicionesDepartamento: OperacionesUbicación: Ciudad de GuatemalaSupervisa a: N/AReporta a: Coordinador de AdquisicionesBanda Salarial: 6RESUMEN DEL PUESTO:Usted coordinará actividades y procesos de adquisiciones locales para adquirir bienes y servicios de todo tipo de proveedores, en apoyo de la entrega de programas de alta calidad a los pobres y vulnerables. Su conocimiento y experiencia le permitirán coordinar de manera exitosa la calidad y eficiencia de actividades de adquisiciones y compras y asegurar una buena administración, integridad, transparencia y responsabilidad. Es responsable de ejecutar los procesos de compras para asegurar que los bienes se adquieren de una manera ágil, eficiente y de acuerdo con los requerimientos solicitados en la requisición de compra y conforme con los procedimientos de CRS y sus donantes.FUNCIONES ESPECÍFICAS:

  • Coordinar sistemas de adquisiciones y procedimientos operativos que cumplan con todos los requisitos, tomando en cuenta las características únicas de un proveedor de impacto social, definiendo a estos proveedores, como aquellos que también consideran aspectos sociales y éticos, además de los criterios generalmente establecidos. Evaluar efectividad y eficiencia y recomendar mejoras. Contribuir a asegurar cumplimiento con principios, estándares, y políticas de adquisiciones de CRS; con regulaciones de los donantes y con requisitos legales locales.
  • Coordinar el proceso de abastecimiento y realizar varias actividades para ayudar con asegurar el mejor valor por el precio: investigación de mercado, cálculo de costos, documentos de requisición, facilitar el proceso de ofertas, identificación e investigación de proveedores, evaluación de la calidad y disponibilidad de bienes, negociación, preparación de contrato/orden de compra y de otra documentación.
  • Búsqueda de proveedores, considerando visitas a campo para reconocer a proveedores locales.
  • Asegurar el más alto nivel de transparencia e integridad entre el departamento de adquisiciones y evitar el fraude a lo largo del proceso de adquisición.
  • Comunicación con otro personal de adquisiciones y varias unidades del programa y operativas para coordinar y rastrear entrega y recepción de bienes/servicios y mantener informados a todos sobre el estado. Recolectar información para confirmar que los bienes/servicios entregados son lo que se ordenó en las cantidades y calidad correcta, que llegaron a tiempo y al costo correcto.
  • Realizar los procesos de cotización de todos los bienes y servicios de la organización. Mantener correspondencia y contacto constante con proveedores para dar seguimiento a la ejecución de términos y condiciones contractuales, y encargarse de problemas si es necesario. Controlar y reportar sobre desempeño de proveedores, dando a conocer problemas y/o ineficiencias actuales o potenciales y ayudar con modificaciones de contratos/órdenes de compra.
  • Velar por la transparencia dentro del departamento de adquisiciones asegurando un registro completo, preciso y actualizado de todos los procesos de adquisición, archivos de proveedores, bases de datos de adquisiciones y de inventario para ayudar con el control y la rendición de cuentas; y preparar informes y facilitar la recuperación de documentos.
  • Asegurar que las Órdenes de Compras han sido debidamente aprobadas de acuerdo a los niveles de autorización previo a efectuar cualquier compromiso con los proveedores, garantiza que todas las compras aplicables mayores a los límites establecidos por el Manual de Compras cuenten con todas las autorizaciones debidas.
  • Cuando se requiere colabora con el proceso de contratación de consultorías, proveyendo retroalimentación constante de los avances del proceso.

RELACIONES LABORALES CLAVES:Internas: Todo el personal de CRS que requiere de bienes o información sobre los mismos, Personal del Departamento de Administración y Departamento de Finanzas; CRS/Baltimore: ProcurementExternas: Mantiene relaciones con socios, personal de compras de otras ONG´s y con proveedores, cuidando de no caer en conflictos de interés.Lengua Extranjera Requerida/Deseada: No indispensable pero se valorará aquellos candidatos que tengan conocimiento en inglés.Disponibilidad para viajar (incluir porcentaje de viaje requerido, si aplica): 20% del tiempo.REQUISITOS DEL PUESTO:Educación y Experiencia:

  • Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Ciencias Económicas, Comercio Exterior o carrera afín. (Indispensable).
  • Disponibilidad para trabajar fuera de horarios (horas extras o en días festivos) cuando se requiera.
  • Mínimo de 3 años de experiencia laboral en gerencia de adquisiciones/compras, logística, administración, preferiblemente con una organización internacional.
  • Conocimiento de regulaciones de adquisiciones internacionales y nacionales y sobre las condiciones del mercado local.
  • Conocimiento de términos contractuales, así como capacidad probada de completar exitosamente órdenes de compra contra especificaciones.
  • Dominio de paquetes MS Office (Excel, Word, PowerPoint). Experiencia con sistemas de administración de bases de datos (p. ej. MS Access) es altamente deseable.

Competencias y Habilidades:

  • Buenas habilidades de planificación y coordinación y capacidad de establecer orden entre prioridades que compiten entre sí.
  • Buenas habilidades analíticas con capacidad de hacer juicios y tomar decisiones independientes.
  • Proactivo, orientado a resultados y orientado a servicio con enfoque en cumplir con las necesidades de los clientes.
  • Conducta ética de acuerdo con códigos de ética profesionales y organizacionales reconocidos
  • Buenas habilidades de negociación, comunicación y gestión de relaciones.
  • Excelentes relaciones interpersonales, alta inteligencia emocional.
  • Alta orientación de servicio y habilidad para trabajar bajo presión.
  • Alta habilidad numérica y atención a detalles.
  • Capacidad en el manejo de información confidencial.
  • Habilidad en el manejo de paquetes de computación en ambiente Windows.
  • Experiencia en la revisión de documentos legales.
  • Conocimiento de términos legales relacionados con contratos.

Competencias Institucionales (para todo el Personal de CRS):Estas están arraigadas en la visión, valores y principios guía de CRS y las usa cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr el resultado deseado.

  • Integridad
  • Rendición de cuentas y mayordomía
  • Construye Relaciones
  • Desarrolla Talento
  • Mejora e innovación constantes
  • Mentalidad estratégica

Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición.Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación. CRS es un empleador que promueve la igualdad de oportunidades laborales.About Us: Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. CRS works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality. CRS’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance and peacebuilding.About the Team:CRS’ talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people – especially children and vulnerable adults – to live free from abuse and harm.CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate or global telecommuter, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.CRS is an Equal Opportunity Employer

Ubicación

Ubicación: Ciudad de Guatemala

Fecha del trabajo

Fecha del trabajo: Fri, 21 Jun 2024 07:29:06 GMT